Організація корпоративних поїздок — це чудовий спосіб об’єднати співробітників і підвищити їх мотивацію до роботи. Завдяки добре спланованій поїздці можна не лише відпочити, але й відкрити нові перспективи, які надихнуть на досягнення ще більших успіхів у професійній сфері. Яким має бути правильне планування ділових поїздок та організація подій — в цій статті пропонуємо скористатись нашими порадами та рекомендаціями.
Що необхідно для успішної поїздки
Щоб правильно спланувати та реалізувати корпоративні поїздки, необхідні час, увага та хороші навички організації. Для безпечного та вдалого відрядження потрібно подбати про багато речей, серед яких основними є наступні аспекти:
- Мета поїздки. Перед початком відрядження слід чітко визначити його ціль, наприклад, конференція, зустрічі з підрядниками, тренінги чи переговори про продажі. Це дозволить правильно скласти відповідний графік і логістику поїздки.
- Пункт призначення. Перед подорожжю варто дізнатися якомога більше про обране місце призначення, зокрема знайти інформацію про клімат, місцевий час, особливості культури та транспорт.
- Бюджет. Якщо поїздка має діловий характер, її організація повинна опиратися на добре спланований бюджет. Потенційні витрати на транспорт, проживання, харчування, навчання або організацію конференції варто реально оцінити та скорегувати з бюджетом компанії.
- Транспорт. Вибір транспорту залежить від обраного пункту призначення, виділеного бюджету чи кількості учасників групи. Це може бути літак, потяг, автобус або навіть орендований автомобіль. Головне — бронювання квитків заздалегідь, адже це допоможе уникнути проблем з їх наявністю, а також придбати їх за більш вигідною ціною.
- Проживання. При організації проживання перш за все важливо визначитися з його вартістю. Також варто подбати про вибір житла неподалік місця запланованої події. Це заощадить час та дозволить розв’язати багато матеріально-технічних питань.
- Харчування. При плануванні відряджень також слід подумати про харчування всіх учасників поїздки. Якщо воно не входить у вартість проживання, потрібно заздалегідь вибрати місце для нього та подбати про обсяг їжі.
- Розклад. Для полегшення організації часу та його ефективного використання важливо ретельно спланувати всі зустрічі, конференції, навчання та інші заходи.
- Страховка та документи. Кожен працівник повинен мати страховку для подорожей. Це стосується поїздок за кордон, а також характеру виконуваної роботи та умов у місці призначення. Також необхідно подбати про паспорти, візи та квитки для учасників.
При організації поїздки можуть виникнути несподівані ситуації, пов’язані із затримкою рейсів, зміною бронювань, дат чи проблем зі здоров’ям учасників подорожі. Тому на випадок виникнення таких проблем варто мати запасний план, який допоможе швидко відреагувати на ускладнення.
Чому вигідно користуватись послугами турфірми
Щоб уникнути проблем і складнощів, пов’язаних з організацією корпоративних поїздок, варто скористатися допомогою досвідченого агентства, яке займається комплексним плануванням і управлінням цього виду діяльності. Фахівці даної галузі можуть порадити оптимальні рішення, підказати вигідні варіанти й допоможуть розв’язати можливі проблеми.
Крім того, хороша агенція зазвичай має можливість домовитися про ціни та отримати вигідні контракти, що може вилитись у значну економію. Організувати безпечну та комфортну поїздку можна, звернувшись в компанію SILPO VOYAGE PRO, яка допоможе оптимізувати бюджет і забезпечить підтримку у будь-яких ситуаціях.